メール受信の通知をリアルタイムで受け取る方法

携帯電話のキャリアメールはリアルタイム受信が可能ですが、パソコン向けの一般的なメールサービスはその都度受信操作が必要です。

プライベート・ビジネス問わず急ぎの要件のメールを受け取りたいシーンは多くあり、事前にしっかり設定しておけばほぼリアルタイムに近い運用をすることが可能です。そこで今回はメール受信の通知をリアルタイムで受け取る方法についてご紹介します。

自動受信を機能があるメールクライアントを選ぶ

OutlookやThunderbirdといった有名どころのメールクライアントソフトウェアは一定間隔で自動受信を繰り返す機能があるものの、初期状態では無効になっています。

メールクライアントソフトウェアを起動中は未設定のままでも自動受信と通知を行ってくれますが、OS起動直後などソフトウェア本体を立ち上げていない時にメールの受信を知るには事前の設定は必須です。設定すると新規メール受信を確信するソフトウェアがスタートアップに登録されるため、ウイルス対策ソフトウェアなどで警告されても許可しましょう。

受信通知は5分程度のアクセス頻度が理想的

自動受信させる間隔は分単位で指定できますが、過度に短く設定するとメールサーバーに負荷がかかり回線が遅い環境では失敗する原因になります。

よほどのことがない限り5分ほどの間隔で自動チェックするように設定します。メールサーバーを自分で構築しているケースや、レンタルサーバーで直接運営しているならサーバーの負荷を直接確認しながら最適な設定を見つけることが可能です。

マルチデバイスへ設定するならGmailへメールアドレスを追加する

メールクライアントソフトウェアを使えばある程度リアルタイムでメール受信を知ることが可能ですが、ユーザーがパソコンから離れてしまうと意味がありません。

外出時などもメール受信を知るにはGoogleが提供するGmailサービスを活用することで解決できます。Gmailには他のメールアカウントを設定し、メールクライアントとして機能させることができるため、受信を知りたいメールを事前に設定しておけばスマホなどから通知を受け取れます。

但しGmailでの受信通知はメールの使用頻度によって自動変化するという問題があり、普段ほとんどメールが来ない場合は受信チェックの間隔も長くなり通知を受け取るまでのタイムラグが長くなってしまう点には注意です。

Exchange ActiveSyncは普及が進んでいない

Microsoftはリアルタイムでメールやスケジュールを様々なデバイスでやり取りするためのプロトコルです。Outlook.comなど一部のWEBサービスでは採用されている以外には普及の兆しがなく、従来のPOPやIMAPが主流のままです。

クライアントOSの対応は進んだものの、Exchange ActiveSyncを採用したサービスが少なく今後も採用サービスが増えることはなさそうです。

まとめ

メールをリアルタイムで受け取るにはメールクライアントソフトウェアとGmailを活用する方法がありますが、どちらも万能とは言えず利用シーンに合わせた使い分けが求められます。

パソコンの前にいることが多いならメールクライアントソフトウェアで常に受信チェックさせる方法がベストですが、離席している時間が長いならスマホで通知を受け取れるGmail連携がお勧めです。